Le CISSS de la Gaspésie avait la vision de déployer rapidement ces salles de pilotage dans son établissement afin d’en retirer le maximum de bénéfices. Faisant face à une contrainte majeure de distance impliquant de nombreux déplacements, une solution a été mise de l’avant en virtualisant le concept des salles de pilotage. Celui-ci a permis de créer une proximité entre les intervenants, de concentrer les énergies vers l’atteinte de résultats, de mobiliser les troupes et d’assurer une pérennisation des animations, sans la contrainte d’être physiquement au même endroit.

Cette initiative avait pour objectif de virtualiser chacun des quatre murs d’une salle de pilotage tactique dans un outil Excel bonifié de plusieurs hyperliens permettant de faire le pont avec les différents indicateurs, A3 ou échéanciers de projets, en les visualisant facilement et rapidement comme si les participants étaient présents dans une même salle. L’animation s’effectue via un partage d’écran où tous peuvent suivre l’animation en direct à même leur poste de travail. Cet outil est rassembleur et assure une cadence d’animation rigoureuse puisque la distance n’est plus un frein aux animations.

Le projet initial a été implanté dans la direction des ressources financières et de l’approvisionnement. Suite à son succès, le projet s’est rapidement décliné en trois salles de pilotage opérationnelles pour chacun des volets de la direction. En parallèle, le concept a été intégré à plusieurs autres directions et a même été adapté afin que les animations de la salle stratégique s’effectuent virtuellement.
Projet soumis par Corinne Bouchard, chef du budget et de la performance

Autres personnes impliquées : Jean-Pierre Collette, directeur des ressources financières et de l’approvisionnement